Flota firmowa pod kontrolą - jak rozsądnie podejść do ubezpieczenia samochodów w firmie?

[Artykuł Sponsorowany]

Samochód w firmie bardzo często przestaje być tylko środkiem transportu. Dla handlowca jest miejscem codziennej pracy, dla serwisanta pozwala dotrzeć do klienta, dla przedsiębiorstwa budowlanego przewozi ludzi i sprzęt, a w firmie transportowej stanowi podstawowe narzędzie generowania przychodu. Im więcej pojazdów znajduje się we flocie, tym większego znaczenia nabiera nie tylko ich prawidłowa eksploatacja, ale również odpowiednio dobrane ubezpieczenie.

Właściciel jednego samochodu może bez większego problemu pamiętać o terminie polisy, przeglądzie czy zakresie assistance. Przy pięciu, dziesięciu albo kilkudziesięciu pojazdach sytuacja zaczyna wyglądać zupełnie inaczej. Dochodzą różne terminy, różne sposoby użytkowania samochodów, różni kierowcy i odmienna historia szkód. Dlatego w przypadku firm warto patrzeć na ubezpieczenie nie jak na zbiór niezależnych polis, ale jak na element zarządzania całą flotą.

Nie tylko obowiązkowe OC

Podstawą pozostaje oczywiście obowiązkowe ubezpieczenie OC. W przypadku samochodu firmowego zakres ochrony warto jednak analizować szerzej. Kolizja, kradzież, uszkodzenie pojazdu na parkingu czy awaria w trasie mogą oznaczać nie tylko koszt naprawy. Dla przedsiębiorcy dodatkowym problemem jest często brak możliwości korzystania z auta.

Jeśli samochodem porusza się przedstawiciel handlowy, jego kilkudniowe wyłączenie może utrudniać spotkania z klientami. W przypadku auta serwisowego problem może przełożyć się na opóźnienia w realizacji zleceń. Jeszcze większe znaczenie ma dostępność pojazdu w przedsiębiorstwach, których działalność bezpośrednio zależy od transportu.

Dlatego obok OC w firmowych programach ubezpieczeniowych pojawiają się między innymi AC, assistance, NNW oraz dodatkowe rozszerzenia dopasowane do sposobu eksploatacji pojazdów. Nie oznacza to, że każda firma potrzebuje identycznego pakietu. Inaczej wygląda ryzyko w przypadku kilku samochodów osobowych używanych lokalnie, inaczej przy autach dostawczych, a jeszcze inaczej przy pojazdach regularnie pokonujących długie trasy.

Dlaczego historia szkód ma znaczenie?

Przy analizie floty warto spojrzeć nie tylko na liczbę samochodów, ale również na to, jak są wykorzystywane. Znaczenie może mieć rodzaj pojazdów, przebiegi, charakter wykonywanych tras oraz historia szkód.

Jeżeli pewnego rodzaju zdarzenia regularnie się powtarzają, dobrze potraktować je jako informację o sposobie funkcjonowania floty. Kilka podobnych szkód parkingowych może wskazywać na zupełnie inne ryzyko niż częste awarie samochodów pokonujących bardzo duże przebiegi.

Dobrze przygotowana ochrona ubezpieczeniowa nie powinna więc ograniczać się do pytania "ile kosztuje polisa?". Równie istotne jest pytanie "co stanie się z firmą, kiedy jeden z samochodów zostanie wyłączony z użytkowania?".

Dopiero połączenie kosztu ubezpieczenia z konsekwencjami potencjalnych szkód pozwala rozsądniej ocenić ofertę.

Kilka samochodów to już problem organizacyjny

Przy większej liczbie pojazdów pojawia się jeszcze jedna kwestia, o której łatwo zapomnieć - administracja. Każdy samochód ma określone terminy, dokumenty i zakres ochrony. Do floty dochodzą nowe auta, inne są sprzedawane albo wycofywane z użytkowania.

Jeśli polisy zawierane są niezależnie, zarządzanie nimi szybko może stać się dodatkowym obowiązkiem dla właściciela firmy lub pracownika administracji. Trzeba pilnować dat, porównywać zakresy i pamiętać o zgłaszaniu zmian.

Właśnie dlatego przedsiębiorstwa posiadające kilka lub kilkadziesiąt samochodów coraz częściej analizują flotę jako całość. Program flotowy pozwala spojrzeć jednocześnie na pojazdy, sposób ich użytkowania, historię szkód i potrzeby przedsiębiorstwa.

Dla firmy ze Szczecina dobrym punktem wyjścia może być konsultacja dotycząca ubezpieczeń flotowych w Szczecinie, podczas której można przeanalizować zarówno liczbę oraz rodzaj pojazdów, jak i sposób ich wykorzystywania.

Cena polisy to nie wszystko

Naturalne jest, że przedsiębiorca zwraca uwagę na koszt ubezpieczenia. Przy większej flocie nawet niewielka różnica w cenie pojedynczej polisy może po przemnożeniu przez liczbę samochodów stać się zauważalną pozycją w firmowym budżecie.

Najtańsza oferta nie zawsze musi być jednak najkorzystniejsza. Warto sprawdzić przede wszystkim zakres AC, warunki assistance, dostępność pojazdu zastępczego, sposób likwidacji szkód oraz istotne wyłączenia odpowiedzialności.

Dla auta używanego sporadycznie brak rozbudowanego assistance może mieć niewielkie znaczenie. Dla samochodu pokonującego codziennie kilkaset kilometrów ten sam element może być znacznie ważniejszy.

Podobnie jest z samochodem zastępczym. Prywatnie można przez kilka dni zrezygnować z auta lub zmienić sposób dojazdu. W przedsiębiorstwie przestój pojazdu może oznaczać problem z realizacją konkretnych zleceń.

Flota powinna zmieniać się razem z firmą

Ubezpieczenia samochodów firmowych nie powinny być traktowane jako rozwiązanie ustalone raz na wiele lat. Przedsiębiorstwo się rozwija, kupuje nowe auta, zmienia zakres działalności albo zaczyna realizować zlecenia na innym obszarze.

Firma, która jeszcze kilka lat wcześniej posiadała trzy samochody poruszające się głównie po mieście, może dziś zarządzać kilkunastoma pojazdami jeżdżącymi po całej Polsce. W takim przypadku wcześniejsze założenia dotyczące ochrony mogą już nie odpowiadać rzeczywistemu sposobowi użytkowania floty.

Dobrym momentem na ponowną analizę jest więc nie tylko zbliżający się koniec polisy, ale także zakup kolejnych samochodów, znaczący wzrost liczby kierowców, zmiana charakteru tras czy wzrost częstotliwości szkód.

Samochód firmowy powinien pracować, a nie stać

W zarządzaniu flotą łatwo skoncentrować się na kosztach paliwa, serwisu, opon czy finansowania. Ubezpieczenie bywa traktowane jako kolejny obowiązkowy wydatek. Tymczasem jego znaczenie najlepiej widać dopiero wtedy, gdy samochód zostanie uszkodzony albo nagle nie może być wykorzystywany.

Dlatego przy większej liczbie pojazdów warto patrzeć szerzej niż tylko na cenę pojedynczego OC. Liczy się cały system - zakres ochrony, sposób użytkowania samochodów, historia szkód, możliwość ograniczenia przestojów i sprawna obsługa zmian zachodzących we flocie.

Dobrze dobrane ubezpieczenie nie sprawi, że kolizje, awarie czy inne nieprzewidziane sytuacje przestaną się zdarzać. Może jednak ograniczyć ich finansowe i organizacyjne konsekwencje, a dla firmy korzystającej z samochodów każdego dnia właśnie to jest jednym z najważniejszych elementów rozsądnego zarządzania flotą.

 

Źródło: unsplash.com Licencja: https://unsplash.com/license